إدارة مخزون المطاعم .. الفوائد وعوامل التأثير

إدارة المخزون في المطعم "Restaurant Inventory management" من أهم الركائز الرئيسية التي تقوم عليها إدارة المطعم الناجح، وهي من الأعمال التي تتم خلف الكواليس، لذلك يخفى على كثير ممن الناس تأثيرها واحتياج المطاعم وانعكاس ذلك على أدائه وتميزه وجودته.

وهو مفهوم شامل، يتعلق بشراء احتياجات المطعم من المنتجات الغذائية، ومن خلال إدارة المخزن يتم تحديد متى يتم طلب المنتجات، وكميتها، ومصدر توريدها، وتفعيل عمليات الاستلام والتخزين للمنتجات.

الإدارة الجيدة للمخزون، تنعكس على المطعم بفوائد ومنافع جمة، فاتخاذك لأنظمة غير فعالة لا تفيدك بمستويات المخزون وحسن التخطيط تؤدي إلى مشاكل ومعوقات كثيرة، فعندما لا يحتفظ المطعم بمستوى كافي من المخزون، يعرضه ذلك إلى خسارة جزء كبير من المبيعات وبالتالي العملاء، وإذا كان مخزن المطعم ممتلئ بمكونات وعناصر أكثر من الاحتياج ، ستواجه مخاطرة تلف تلك المنتجات أو تقديم أغذية غير طازجة، وإذا كان مخزونك في حالة من الفوضى، فلن يكون أداء المطعم بالمستوى المطلوب، و سيعاني الطهاة لديك من الصعوبة في إيجاد الخامات، مما قد يؤدي إلى إرهاقهم، بجانب التقليل من جودة الإنتاج، للطعام والخدمة المقدمة.

منافع وفوائد إدارة المخزون الفعالة والصحيحة:

• معرفة تكلفة السلع المباعة: إن إدارة وتتبع المخزون بشكل دائم وتسجيل كل المتغيرات التي تحدث به، يبقيك على الطلاع على أسعار المنتجات التي تبتاعها، ويتيح لك رصد تغيرات تكلفتها على مدار الوقت، فالأسعار لا تظل ثابتة، بل إنها تتغير، وبالتالي ستتمكن من معرفة هامش الربح لديك بالتفصيل، مما يساعدك في اتخاذ قرارات العمل بشكل أفضل.
• تقليل إهدار الطعام: عند العلم بمقدار الطعام المفقود في كشوفات الجرد، سيتيح لك ذلك فرصة معرفة ما هي نقاط الضعف في التخزين، و يجعلك قادرًا على معرفة كمية الأغذية المهدرة، بجانب أن إدارة المخزون الجيدة تضمن طلب المنتجات في الوقت المناسب، وبهذا لا يتم فقدان الكثير من الطعام بسبب تلفه قبل أن يتم طهيه من الأساس.
• تقليل التكلفة وزيادة الأرباح: وذلك انطلاقًا من مسؤولية إدارة المخزون عن تقليل نسبة إهدار الطعام في المطاعم، ومراقبة إساءة استخدام المنتجات، مما يجعل المديرين أكثر قدرة على تحديد وتقدير التكلفة المحددة للأغذية المستخدمة، وبالتبعية سيساعد ذلك الأمر في تحديد مخزون المطعم الفعلي والمناسب لأداء مهامه بمثالية، عبر معرفة الكميات التي يجب طلبها، دون زيادة أو نقصان، وتجنب أي مصاريف إضافية.

عوامل مؤثرة على إدارة المخزون:

• العامل المادي: حتى تتمكن من طلب المنتجات وتخزينها يجب توافر مدخرات كافية لفعل ذلك، ففي كثير من الأحيان يحتاج مدير المطعم لاقتراض الأموال لتخزين المنتجات، ولكن ذلك قد يؤثر على مصاريفك في المستقبل، لذلك من الجيد وضع الأموال التي بحوزتك في الاعتبار، وألا تطلب منتجات تتعدى الميزانية المتوفرة لك، بجانب أن عند طلب المخزون يجب الوضع في الحسبان تكاليف إيجار المخازن وعمليات النقل.
• الموردين: للموردين تأثير كبير على مراقبة المخزون، لذلك تتطلب المطاعم الناجحة موردين موثوقين من أجل تخطيط الإنفاق والتحكم في عملية الإنتاج وتقديم الطعام، وينبغي على مطعمك أن يكون له مورد احتياطي ، لمنع نقص المنتجات أو التأخر في تلبية طلبات العملاء.
• وقت انتظار الطلب: وهو الوقت المستغرق منذ لحظة طلب المنتجات إلى وقت وصولها، وتتنوع تلك الفترة الزمنية بشكل كبير وتعتمد على نوع المنتج، وعمليات التصنيع المختلفة لها، ومكان صناعته وعلى الموردين بالطبع، وبالتالي قد تؤثر تلك العوامل على فعالية إدارة المخزون.
• نوع المنتج: يجب أن يضع مدير المخزن في الاعتبار الأنواع المختلفة للمنتجات التي تتواجد في المخازن، فعلى سبيل المثال، قد تكون بعض من المنتجات قابلة للتلف أسرع، وبالتالي يكون لها عمر افتراضي أقصر من غيرها، لذلك يجب أن يهتم مدير المخازن بذلك وأن يديرها بشكل يتماشى مع تاريخ انتهاء صلاحيتها.
• عوامل خارجية: هناك العديد من العوامل الخارجية التي قد تؤثر على مراقبة المخزون، فعلى سبيل المثال، قد تحدث فترات ركود اقتصادي وهذا شيء لن تستطيع التحكم به بشكل عام، ولكن تقييم الاقتصاد أمر لا بد منه، من أجل التنبؤ بمستوى المخزون لديك، حتى لا تعاني من نفاذ المخزون أو تراكم المكونات الزائدة التي أنت في غنى عنها.